В целях совершенствования организации работы с обращениями граждан в Управлении Федеральной миграционной службы по Кабардино-Балкарской Республике направляем методические рекомендации, разработанные в соответствии с приказом ФМС России №138 от 08 июня 2009г. «Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан».

 

                          Начальник

                          полковник внутренней службы                                                 О.Х. Сокуров

 

 

 

 

Методические рекомендации

по работе с обращениями граждан в УФМС России по КБР

 

I Основные термины, используемые в работе с обращениями граждан.

 

1. обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

 

2. предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической деятельности государства и общества;

 

3. заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправление и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

 

4. жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

 

5. должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

 

 

II Порядок рассмотрения письменных обращений граждан.

 

1. Обращение, поступившее в подразделение, подлежит обязательному рассмотрению.

 

Общий порядок рассмотрения обращений распространяется на любые формы обращений независимо от их вида, если иное не установлено административным регламентом, и включает в себя следующие стадии исполнения государственной функции ФМС России по рассмотрению обращений:

- личный прием заявителей, получение устных, письменных обращений, в том числе обращений, поступивших по информационным системам общего пользования;

- регистрация, первичная проверка, переадресация, подготовка к рассмотрению поступивших письменных обращений;

- рассмотрение обращений;

- принятие решений по результатам рассмотрения обращений;

- передача или направление принятых по результатам рассмотрения обращений решений;

- контроль стадий и сроков рассмотрения обращений;

- хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением;

- мониторинг порядка исполнения государственной функции по рассмотрению обращений.

 

 

1. Все поступившие в подразделения обращения регистрируются и учитываются подразделением делопроизводства в течение трех дней со дня поступления и докладываются руководителю подразделения.

 

По обращению, относящемуся к компетенции подразделения, принимается одно из следующих решений:

- принять к рассмотрению

- направить для рассмотрения в подчиненное подразделение по подведомственности или территориальности, о чем уведомляется автор обращения.

- приобщить аналогичное обращение к материалам проверки по первому обращению.

- не проводить проверку по обращению, если оно признано анонимным, некорректным по содержанию или изложению, а также многократным, то есть содержащим вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства.

 

 

1. Если решение поставленных в обращении вопросов, относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течении семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицом, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.

 

2. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в подразделение, иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

 

3. Повторные и многократные обращения докладываются начальнику подразделения с приложением материалов проверок по предыдущим обращениям либо отдельной справкой о результатах предшествующих проверок.

 

4. Не считается многократным повторное обращение, то есть поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора по разным вопросам.

 

5. В резолюции по обращению руководитель подразделения обязан в письменном виде определить исполнителя, сроки и порядок его рассмотрения, а также необходимость осуществления контроля. Допускается установление сокращенных сроков рассмотрения обращения.

 

6. Запрещается писать на тексте обращения. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.

 

 

III Сроки рассмотрения письменного обращения.

 

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Поступившие из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ – в срок, указанный в поручении. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание «оперативно» предусматривает десятидневный срок исполнения поручения.

В случаях, когда требуется проведение проверки, истребование дополнительных материалов, а также в случаях направления запросов в другие органы государственной власти для получения необходимых для рассмотрения обращения материалов общий срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен руководителем территориального органа, но не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

 

 

IV Порядок хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением.

 

1. После подписания ответа автору письменного обращения само обращение и связанные с его рассмотрением материалы проверки с отметкой «в дело» на листе для резолюций или заключении, датой и подписью руководителя, принявшего такое решение, передается в подразделение делопроизводства для отправки ответа заявителю.

 

2. Каждое рассмотрение письменное обращение и все документы, относящиеся к его разрешению, исполнителем формируются и сшиваются в отдельный материал, в определенной последовательности.

 

3. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшивается его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа автору.

 

4. Запрещается расшивать законченный производством и списанный в дело материал по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.

 

5. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в отдельных накопительных делах, где они между собой не сшиваются, располагаются в хронологическом порядке, исходя из даты их списания, и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства.

 

6. Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным обращениям у исполнителей.

 

 

V Порядок приема граждан

 

Личный прием граждан осуществляется в подразделениях руководителями и другими должностными лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Прием граждан в подразделении осуществляется согласно утвержденному начальником графику. Допускается осуществление приема граждан по предварительной записи.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требует дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов.

 

 

VI Контроль соблюдения порядка рассмотрения и организации работы с обращениями граждан.

 

Контроль устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан, устранения недостатков в работе.

Контроль осуществляется ОКиПО,ДиР УФМС России по КБР.

На обращение, подлежащее контролю, проставляется оттиск штампа подразделения со словом «Контроль» с указанием даты исполнения.

Решение о продлении срока рассмотрения обращения, поставленного на контроль, может быть принято только должностным лицом его установившим.

 

 

VII Организация работы с обращениями граждан.

 

По результатам анализа организации работы с обращениями граждан для информирования руководства и дальнейшего использования в служебной деятельности не реже чем один раз в полугодие сотрудниками делопроизводственных подразделений составляется справка, обзор или информационное письмо с конкретными предложениями по дальнейшему совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

Мероприятия по анализу и контролю состояния работы с обращениями граждан осуществляются планово.

Состояние работы с обращениями граждан систематически обсуждается на оперативных совещаниях при руководителе подразделения.

Результаты работы постоянно-действующих комиссии по работе с обращениями граждан ежеквартально обсуждаются на заседаниях комиссии, рассматриваются вопросы повышения качества разрешения письменных обращений граждан, улучшения работы с населением.